Helpdesk Part "Inbox Email Kepenuhan"

Seperti hari-hari sebelumnya di kantor, pagi ini sudah dapet email dari bos kalau ada user yang inbox emailnya sudah penuh jadi tidak bisa terima email. Episode kali ini tentang Inbox Email yang Kepenuhan. Memang agak sulit untuk mensosialisasikan untuk menghapus email yang tidak perlu dan membuat archive mailbox kepada user. Rata-rata user membiarkan inbox emailnya dimasuki macam-macam email yang kadang tidak penting.

Tapi karena ini adalah tugas negara yang harus saya jalani, akhirnya dengan berbekal "SEMANGAT PAGI!!!" saya bergegas ke ruangan user untuk melihat kondisi email. Hmmmm ternyata benar, besarnya inbox user sudah melebihi kapasitasnya. Langkah-langkah yang saya lakukan adalah sebagai berikut :

1. Pada Ms.Outlook klik File, klik Data File Management

2. Setelah muncul kotak dialog "Account Setting", klik Add untuk menambahkan archive.

3. Kemudian akan muncul kotal dialog New Outlook Data File, pilih tipe data storage yang "Office Outlook Personal Folder", klik OK.

4. Beri nama archive tersebut sesuai dengan yang kita inginkan. Untuk default nya Personal Folder (1). File ini merupakan file yang akan menampung hasil arsipan kita nanti.

5. Setelah klik OK, maka akan muncul kembali kotak dialog Create Microsoft Personal Folder. Pada kotak dialog ini, kita dapat mengatur password untuk membuka hasil arsipan kita nanti. Kemudian klik OK.

6. Kembali pada Ms.Outlook, klik File, kemudian Archive. Maka akan muncul kotak dialog Archive. Pastikan pada alamat archive file, file ini akan diarahkan pada archive yang sudah kita buat sebelumnya. Jika belum, maka ubah destination foldernya. Klik OK.

7. Ms. Outlook kita akan mulai bekerja untuk membuat archive tersebut. Dapat dilihat dipojok kanan bawah seperti gambar berikut ini :

8. Selesai. Setelah selesai, kemudian saya mencoba mengirim test email kepada user tersebut. Alhamdulillah email tidak mental lagi dan user tersebut mengirimkan balasan email kepada saya kalau test email dari saya sudah diterima. Good Job Girl d^^d